Terugbetalingsprocedures

Als je een personeelsnummer hebt van de Universiteit Antwerpen, dien je je aanvraag in via iExpense. Op Pintra vind je de "handleiding iExpense snelstart" en ook een uitgebreide handleiding voor iExpense, met een uitleg over hoe je een aanvraag moet ingeven in dit systeem.

Hieronder vind je een beknopt stappenplan met enkele specifieke aandachtspunten.

Stappenplan

1. Stel op voorhand je terugbetalingsdossier samen. Het bevat (scans van) de volgende documenten (benoem ze correct en voeg steeds je volledige naam toe!):
   
   

   Document	Naam document
   Aanvraagformulier opleidingskrediet ! Moet gehandtekend zijn door promotor en doctoraatsonderzoeker	Aanvraagformulier_Naam
   Betaalbewijzen: factuur, kassaticket, vliegtuig-, trein- of busticket op persoonlijke naam  + een kopie van het rekeninguittreksel of de kredietkaartafrekening	Factuur_Naam Kassaticket_Naam Vervoersticket_Naam Betaalbewijs_Naam
   Deelnamebewijs Voor onderzoeksverblijven: motivatiebrief waarin de leercomponent aangegeven wordt	Deelnamebewijs_Naam Motivatiebrief_Naam
   Volgende zaken dienen als bijlagen toegevoegd te worden aan een terugbetalingsdossier in het kader van een buitenlandse activiteit, wanneer een terugbetaling aangevraagd wordt voor verplaatsingskosten voor verblijven van eender welke duur en/of verblijfkosten voor verblijven van meer dan zeven dagen:
   1. De aanvraag die gedaan werd voor een FWO-reiskrediet voor de buitenlandse activiteit; 2. De beslissing van het FWO in verband met toekenning van het FWO-reiskrediet; en enkel in geval je een forfaitaire dagvergoeding van het FWO kreeg en deze ontoereikend was om alle verblijfs- en per diem kosten te dekken:  3. Het ingevulde financieel verslagformulier van FWO met vermelding van ALLE gemaakte kosten;	AanvraagFWO_Naam BeslissingFWO_Naam FinancieelFWO_Naam
   ​​OF 1. Een motivatie waarom geen FWO-reiskrediet aangevraagd kon worden (in het kader van de uitzonderingen die gedefinieerd zijn, zie terugbetalingsvoorwaarden); 2. Indien van toepassing: bewijs waarom geen FWO-reiskrediet aangevraagd kon worden.	MotivatieGeenFWO_Naam BewijsGeenFWO_Naam

   
   
2. Log in op iExpense.
    
3. Klik bovenaan rechts op 'Create Expense Report'.
    
4. Vul onder 'purpose' een bondige omschrijving van de kosten in.
   Bij 'Additional Information' vul je in het veld naast 'Delegate to secretary' als omschrijving 'ADS - Educational credit' in en selecteer je deze.
   Dit is een heel belangrijke stap om je aanvraag juist toe te wijzen!
   Klik vervolgens op 'save'.
    
5. In het volgende scherm vul je de kosten in:
   - 'receipt-based expenses' voor alle kosten met betaalbewijs;
   - 'milage expenses' voor verplaatsingen met de auto (deze zijn te vinden in het tweede tabblad).
   Sommige kosten vereisen extra informatie via de knop 'details'. LET OP: Gebruik de correcte kostenrekening!
   Klik ook hier vervolgens op de knop 'save'.
    
6. In het volgende scherm dien je het ADS activiteitennummer (= budgetcode) in te geven: afdeling: 54, eenheid: AD012000 en activiteit/project: GIOPLKRE. Klik op 'Save'.
    
7. In dit laatste scherm voeg je je bewijzen toe (als PDF, JPEG of TIF). Druk hiervoor op de knop ‘attachments’: er verschijnt een pop-up die je toelaat om bijlagen te selecteren op je PC. Voeg alle benodigde documenten toe (cf. supra, stap 1). Controleer of je browser pop-ups toestaat voor https://ofp.uantwerpen.be indien je hierbij problemen ondervindt. Het is aan te raden om na het opladen en bewaren van de bewijsstukken, nogmaals op 'save' te klikken in het scherm. Er verschijnt een papiertje onder de paperclip, wat een bevestiging is van de opgeladen bewijsstukken.​Controleer in dit scherm of alles correct is ingevoerd. Daarna klik je op 'submit'.
    
8. Je aanvraag wordt doorgestuurd naar de goedkeurders bij zowel de Antwerp Doctoral School als de Financiële Dienst. Je kunt te allen tijde de huidige status van je dossier nakijken in iExpense.

Als je geen personeelsnummer van de Universiteit Antwerpen hebt, loopt je aanvraagdossier via het online platform “Third Party Expenses”.

De secretariaatsmedewerker zal je onkostennota voorbereiden in “Third Party Expenses”.

De aanvraagprocedure via email is sinds 31/10/2024 niet meer mogelijk.

Voor “Third Party Expenses”, volg deze werkwijze:​

1. ​Contacteer het financieel secretariaat van je departement, faculteit of onderzoeksgroep: 
   • Vermeld je naam en voornaam, je emailadres en je rijksregisternummer; 
   • Vermeld dat je kosten wenst terug te vragen via het opleidingskrediet met budgetcode 54/AD012000/GIOPLKRE; 
   • Geef een beknopte beschrijving van de inhoud van de kosten: bv. de naam van de conferentie. 
   • Stel op voorhand je terugbetalingsdossier samen: dit kan je ter verduidelijking alvast aan de aanvraag toevoegen en moet je in een latere fase zelf uploaden (zie stap 4). Een terugbetalingsdossier bevat (scans of foto's van) de volgende documenten (benoem ze correct en voeg steeds je volledige naam toe!):
     

     Document	Naam document
     Specifiek aanvraagformulier opleidingskrediet ! Moet gehandtekend zijn door promotor en doctoraatsonderzoeker	Aanvraagformulier_Naam
     Betaalbewijzen: factuur, kassaticket, vliegtuig-, trein- of busticket op persoonlijke naam  + een kopie van het rekeninguittreksel of de kredietkaartafrekening	Factuur_Naam Kassaticket_Naam Vervoersticket_Naam Betaalbewijs_Naam
     Deelnamebewijs Voor onderzoeksverblijven: motivatiebrief waarin de leercomponent aangegeven wordt	Deelnamebewijs_Naam Motivatiebrief_Naam
     Volgende zaken dienen als bijlagen toegevoegd te worden aan een terugbetalingsdossier in het kader van een buitenlandse activiteit, wanneer een terugbetaling aangevraagd wordt voor verplaatsingskosten voor verblijven van eender welke duur en/of verblijfkosten voor verblijven van meer dan zeven dagen:
     1. De aanvraag die gedaan werd voor een FWO-reiskrediet voor de buitenlandse activiteit; 2. De beslissing van het FWO in verband met toekenning van het FWO-reiskrediet; en enkel in geval je een forfaitaire dagvergoeding van het FWO kreeg en deze ontoereikend was om alle verblijfs- en per diem kosten te dekken:  3. Het ingevulde financieel verslagformulier van FWO met vermelding van ALLE gemaakte kosten;	AanvraagFWO_Naam BeslissingFWO_Naam FinancieelFWO_Naam
     ​​OF  1. Een motivatie waarom geen FWO-reiskrediet aangevraagd kon worden (in het kader van de uitzonderingen die gedefinieerd zijn, zie terugbetalingsvoorwaarden);   2. Indien van toepassing: bewijs waarom geen FWO-reiskrediet aangevraagd kon worden.	MotivatieGeenFWO_Naam BewijsGeenFWO_Naam

2. De secretariaatsmedewerker zal je onkostennota voorbereiden in “Third Party Expenses”.
   
3. Je ontvangt via email een verificatiecode dat de nota voorbereid is (deze code moet je bevestigen de eerste keer dat je een aanvraag kostennota doet). Je ontvangt dan een link naar de kostennota.
   
4. Vul ontbrekende gegevens aan, dit kunnen zijn:
   
   • Persoonlijke gegevens
     
   • Kosten
     
   • Alle benodigde documenten (zie punt 1.)
     
   • Je toestemming voor verwerking van de gegevens
     
5. Valideer alle informatie. Je nota wordt doorgestuurd naar de financiële dienst, zij zullen je dossier verwerken en daarna aan de Antwerp Doctoral School bezorgen voor finale goedkeuring, alvorens het aangevraagde bedrag uitbetaald wordt.
   

1. Kijk na of je nog voldoende opleidingskrediet beschikbaar hebt via je SisA Selfservice (log in met je studentenaccount; zie de helpdesk).     
2. Schrijf je in voor de betreffende cursus en vermeld hierbij duidelijk dat je doctoraatsstudent bent aan de Universiteit Antwerpen.       
3. Het inschrijvingsgeld wordt rechtstreeks van je opleidingskrediet betaald op vraag van Linguapolis en StatUa. Je hoeft verder niets te ondernemen. Annulatiekosten kunnen niet in aanmerking komen voor terugbetaling via het opleidingskrediet en zijn voor eigen rekening.