Inkomende joint PhD

Bij een inkomend dubbeldoctoraat is de hoofdinstelling een andere instelling dan UAntwerpen. De doctoraatsonderzoeker houdt rekening met de volgende stappen:

1. Joint PhD-aanvraag (zie Procedure dubbeldoctoraat)

2. Inschrijving bij de Universiteit Antwerpen (UAntwerpen)

Na de goedkeuring van de aanvraag door de faculteits-/departementsraad zal de inkomende joint PhD-kandidaat uitgenodigd worden om zich zo snel mogelijk ook bij UAntwerpen in te schrijven. Bij vragen kan contact worden opgenomen met de Centrale Onderwijsadministratie via de helpdesk.

De volgende documenten dienen opgeladen te worden in de online aanmelding:

1. een kopie van een geldig identiteitsbewijs (pdf);
   
2. een scan van een voor echt verklaarde kopie van het diploma dat toegang geeft tot het doctoraat (indien nodig vertaald in het Nederlands, Duits, Frans of Engels) - dit kan enkel door de uitreikende instelling of de thuisinstelling voor echt verklaard worden (pdf);
3. een inschrijvingsbewijs in de thuisinstelling in het lopende academiejaar (geen studentenkaart - indien nodig vertaald in het Nederlands, Duits, Frans of Engels) (pdf);
4. een digitale foto voor je studentenkaart (jpg)

Documenten 2. en 3. moeten in één PDF-document worden gecombineerd.

De joint PhD-kandidaat ontvangt na de verwerking van de online aanmelding een studentenaccount en informatie over het studiegeld via e-mail. De studentenaccount verschaft o.a. toegang tot het online administratiesysteem van UAntwerpen (SisA selfservice). Na de betaling van het studiegeld wordt een studentenkaart naar het postadres opgestuurd.

De inkomende joint PhD-kandidaat dient zich jaarlijks, t.e.m. het academiejaar van de verdediging, opnieuw te schrijven aan de UAntwerpen, via de SisA selfservice. Voor de eerste inschrijving en in het jaar van de verdediging is studiegeld verschuldigd (uitgezonderd joint PhD's binnen Vlaanderen, waarbij geen studiegeld verschuldigd is aan de partnerinstelling). 

Indien de joint PhD-kandidaat een bevestigingsbrief nodig heeft van officiële toelating tot het doctoraat aan UAntwerpen, dan kan dit worden aangevraagd via de Helpdesk van de Centrale Onderwijsadministratie.

3. Opmaak joint PhD-overeenkomst (door ADS)

De Antwerp Doctoral School onderhandelt met de administratieve contactpersoon in de partnerinstelling(en) over de inhoud van het contract. De promotoren en doctoraatsonderzoeker worden hierbij nauw betrokken. Na goedkeuring door alle partijen wordt het contract ondertekend door de (vice)rectoren, de promotoren en de doctoraatsonderzoeker. De doctoraatsonderzoeker ontvangt een origineel exemplaar nadat het contract volledig ondertekend is. 

4. Samenstelling van de Individuele Doctoraatscommissie (IDC)

Er zijn twee mogelijkheden*:

• Er wordt een beperkte IDC aangesteld aan UAntwerpen, bestaande uit de UAntwerpen-promotoren en een voorzitter, die minstens de opvolging doet tijdens het verblijf van de min. 6 maanden onderzoek aan UAntwerpen (cf. art. 41 algemeen doctoraatsreglement). De voortgangsrapportering over het onderzoek gebeurt aan UAntwerpen op dezelfde wijze als bij reguliere doctoraten. Eventueel kan de vorm van de voortgangsrapportering van de partnerinstelling(en) door de UAntwerpen-IDC geaccepteerd worden om dubbele rapportering te vermijden; dit steeds in overleg met de faculteit. De IDC komt ten minste 1 keer samen met de doctorandus tijdens het verblijf aan UAntwerpen.
   
• Er wordt aan UAntwerpen parallel een volledige tweede IDC opgesteld. De voortgangsrapportering over het onderzoek gebeurt aan UAntwerpen op dezelfde wijze als bij reguliere doctoraten. De IDC komt ten minste 1 keer samen met de doctoraatsonderzoeker tijdens het verblijf aan UAntwerpen.

*uitzondering: joint PhD met een Vlaamse universiteit of de Koninklijke Militaire School:

• Er wordt een begeleidingscommissie samengesteld waarin leden van de verschillende instellingen zetelen. De begeleidingscommissie wordt in onderling overleg samengesteld en officieel goedgekeurd door de bevoegde instanties van de verschillende instellingen. De doctoraatsonderzoeker zelf is verantwoordelijk voor de voortgangsrapportering aan de verschillende instellingen, volgens de daartoe voorziene procedure van elke instelling.

5. Samenstelling van de doctoraatsjury

Bij inkomende doctorandi is de minimumvereiste dat 1 ZAP-lid van de UAntwerpen lid is van de doctoraatsjury. Meestal wordt hiervoor de promotor voorgesteld. Wanneer de regelgeving van de partner de promotor niet toelaat om lid te zijn van de commissie, worden andere ZAP-leden van de UAntwerpen voorgedragen door de promotor of de faculteit.

6. Verdediging van het doctoraat

Bij inkomende doctorandi heeft de verdediging doorgaans plaats aan de thuisinstelling en dus niet aan de UAntwerpen. De verdedigingsprocedure wordt bepaald in de joint PhD-overeenkomst; er wordt getracht om zo dicht mogelijk aan te sluiten bij de standaardprocedure van UAntwerpen. Hierbij dient rekening te worden gehouden met de stappen vermeld in de Procedure doctoreren, FASE 4.

De doctoraatsonderzoeker zorgt ervoor dat ook bij de thuisinstelling aan alle vereisten voldaan is.

7. Rol van de faculteit

• De faculteit controleert bij de organisatie van de verdediging de centrale inschrijving van de student in SisA.
• De faculteit controleert bij de organisatie van de verdediging dat er geen ontwerp-proefschriften in het kader van een dubbeldoctoraat met de UAntwerpen worden neergelegd zonder een volledig ondertekende joint PhD-overeenkomst. De verdediging kan ten vroegste 6 weken na de ondertekening van de overeenkomst door alle juridische partijen plaatsvinden.

8. Uitreiking van het diploma

De promotor of de doctoraatsonderzoeker moet na de verdediging een kopie van het deliberatieverslag aan de diplomadienst (diploma@uantwerpen.be) bezorgen. Pas daarna wordt het diplomadossier (diploma en diplomasupplement) opgemaakt en uitgereikt volgens de afspraken in de overeenkomst. Van deze afspraken kan niet meer afgeweken worden na ondertekening, tenzij via een volledig ondertekend amendement dat via de Antwerp Doctoral School is opgesteld (zie Procedure dubbeldoctoraat).