Vacatures voor Administratief en Technisch Personeel
Niet gevonden wat je zocht? Sla je zoekopdracht dan op en maak een job alert aan op de online sollicitatiemodule om automatisch op de hoogte te blijven van interessante toekomstige vacatures. Meer informatie kan je hier vinden.
Departement: Decanaat Bedrijfswetenschappen en Economie
Regime Voltijds
Bepaal mee de toekomst - Universiteit Antwerpen
De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20 000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6 000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen.
De faculteit Bedrijfswetenschappen en Economie van de Universiteit Antwerpen zoekt een voltijdse (100%) dossierbeheerder onderwijs- en doctoraatsadministratie.
Functie
De functie omvat onder andere volgende opdrachten:
- Je ondersteunt de coördinator internationale studentenmobiliteit bij de administratieve processen betreffende de uitgaande uitwisselingsstudenten: opvolgen van de mailbox, opvolgen van allerlei documenten, invoeren van externe opleidingsonderdelen in SisA, organiseren van en deelnemen aan infosessies die soms buiten de standaard kantooruren plaatsvinden, en andere gerelateerde activiteiten.
- Je ondersteunt de coördinator internationale studentenmobiliteit bij de administratieve processen betreffende de inkomende uitwisselingsstudenten: opvolgen van de mailbox, opvolgen van allerlei documenten (o.a. in Mobility Online), opvolgen van de studieprogramma’s in SisA, opmaken en verzenden van de transcripts of records, organiseren van en deelnemen aan infosessies die soms buiten de standaard kantooruren plaatsvinden, houden van toezicht bij online examens en andere gerelateerde activiteiten.
- Je ondersteunt de onderwijsadministratie van de Faculteit Bedrijfswetenschappen en Economie, waar nodig.
- Je kijkt na of de studieprogramma’s van studenten correct zijn ingevoerd in SisA en of ze voldoen aan de facultaire richtlijnen en de betrokken afstudeervereisten;
- Je beantwoordt vragen van studenten over hun studieprogramma en opleidingsonderdelen, en verwijst hen indien nodig correct door. Je hebt een hart voor onze studenten en zoekt gedreven mee naar een goede oplossing voor problemen;
- Je verstrekt de juiste informatie over procedures, programma’s, opleidingsonderdelen aan collega’s, studenten en docenten op mondelinge, schriftelijke of elektronische wijze. Je werkt mee aan de eerstelijnsinformatieverstrekking aan studenten via de baliewerking en de helpdesk van de onderwijsadministratie;
- Je volgt mee de examens en de ziektemeldingen op tijdens de examenperiodes;
- Je past de inschrijvingsvereisten en de afstudeervereisten aan, indien wijzigingen werden goedgekeurd.
- Je helpt bij de opvolging van de doctoraatsadministratie van de faculteit.
- Je volgt samen met twee andere, deeltijdse, collega’s de doctoraatsadministratie op in SisA en/of Mobility Online;
- Je staat mee in voor de praktische organisatie en voorbereiding van doctoraatsverdedigingen. In een beurtrol met collega’s ben je ook aanwezig bij de verdedigingen, die soms buiten de standaard kantooruren plaatsvinden.
Bij het realiseren van de doelstellingen hou je rekening met de voorziene procedures en de regelgeving.
Profiel
- Je bezit minimum een diploma van professionele bachelor of hoger onderwijs van het korte type of hebt gelijkwaardige competenties door ervaring.
- Je houdt van contacten met studenten en vindt het leuk om hen verder te helpen aan de onderwijsbalie of tijdens infosessies.
- Je bent een echter teamplayer, die inspringt waar nodig om de vooropgestelde doelstellingen en deadlines te halen.
- Je kan goed plannen en organiseren.
- Je kan vlot overweg met Microsoft365, een uitstekende kennis van Excel is een must.
- Ervaring met het gebruik van SisA, Blackboard, Syllabus+ en Mobility-Online is een meerwaarde;
- Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en Engels.
- Kennis van het hoger onderwijslandschap is een pluspunt.
- Je gaat klantvriendelijk, integer, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht te werk.
Aanbod
- We bieden je een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur met zo spoedig mogelijke startdatum tot 31 december 2025 (vervanging loopbaanonderbreking), met mogelijkheid tot verlenging.
- Je ontvangt een bruto maandwedde binnen de gradenvork 4.1-6.1 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel. Je aanvangsgraad (doorgaans graad 4) hangt af van je relevante professionele ervaring. Bij een deeltijdse aanstelling wordt je salaris pro rata berekend op basis van het tewerkstellingspercentage.
- Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, internet-connectiviteitsvergoeding, een groepsverzekering, een verzekering gewaarborgd inkomen, en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
- Je kan volgens een flexibele arbeidstijdregeling werken, waarbij je wel aanwezig moet zijn als de balie voor de studenten open is.
- Bij een voltijdse tewerkstelling heb je 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Bij een deeltijdse tewerkstelling krijg je deze rechten toegekend in verhouding tot je tewerkstellingspercentage.
- Je werkt grotendeels op de stadscampus, in een dynamische en stimulerende werkomgeving.
- Lees hier meer over werken bij de Universiteit Antwerpen en ontdek alle andere voordelen.
Solliciteren?
- Je kan tot en met 2 september 2024 voor deze vacature solliciteren via het online sollicitatieplatform van de Universiteit Antwerpen. Klik op de knop ‘solliciteren’, vervolledig het online sollicitatieformulier en voeg zeker de volgende bijlagen toe: motivatiebrief en CV.
- De selectiecommissie zal zo snel mogelijk na de sollicitatiedeadline alle sollicitaties bekijken. Zodra er een beslissing genomen is, brengen we je op de hoogte en informeren we je over de eventuele volgende stap(pen) in de selectieprocedure. We vragen alvast om met deze data rekening te houden in je agenda: 16 september 2024 (selectieproeven) en 23 september 2024, vanaf 13u (selectiegesprekken).
- Bij vragen over het online sollicitatieformulier kan je de Frequently Asked Questions raadplegen of mailen naar jobs@uantwerpen.be. Bij inhoudelijke vragen over de functie kan je contact opnemen met Tinne Borremans, Faculteitsdirecteur (mail: tinne.borremans@uantwerpen.be, tel. 03/265.47.95).
De Universiteit Antwerpen is een duurzame, gezinsvriendelijke organisatie die maximaal in de groei van medewerkers investeert. We stimuleren diversiteit en hechten veel belang aan een inclusieve werkomgeving met gelijke kansen - ongeacht gender, functiebeperking, afkomst, levensbeschouwing, seksuele oriëntatie of leeftijd. Wij moedigen mensen met een diverse achtergrond en diverse eigenschappen aan om te solliciteren.