Preventiecoördinator evenementen

Niet gevonden wat je zocht? Sla je zoekopdracht dan op en maak een job alert aan op de online sollicitatiemodule om automatisch op de hoogte te blijven van interessante toekomstige vacatures. Meer informatie kan je hier vinden.​

​

Departement: Dienst Preventie en Bescherming op het werk
Regime Voltijds

Bepaal mee de toekomst - Universiteit Antwerpen

De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen. 

Bij de Universiteit Antwerpen studeren en werken we niet alleen, we organiseren ook tal van evenementen: van congressen, seminaries, recepties, studentenevenementen tot teambuildings, personeelsfeesten en meer. Het aantal deelnemers varieert van 10 tot uitzonderlijk 2000. De preventiecoördinator evenementen is het centrale aanspreekpunt voor alle organisatoren van evenementen op de terreinen van UAntwerpen. Deze persoon staat in direct contact met personeel, studenten, faculteiten en centrale diensten en zorgt ervoor dat elk evenement veilig en juridisch correct verloopt.

De Universiteit Antwerpen zoekt een voltijdse preventiecoördinator evenementen.

Functie

De functie biedt een gevarieerde combinatie van coördinerende en dienstverlenende taken op basis van zeer specifieke expertises. Jouw takenpakket omvat:

• Je begeleidt organisatoren bij de voorbereiding van evenementen. Je zorgt ervoor dat zij op de hoogte zijn van alle relevante wetgeving en (interne) richtlijnen.
• Je biedt met je heldere communicatie en je efficiënte aanpak rust, duidelijkheid en overzicht bij de organisatoren. Je speelt géén actieve rol in de opbouw, afbraak of het verloop van het evenement zelf; de verantwoordelijkheid hiervan blijft bij de organisatoren.
• Je verzamelt alle informatie, richtlijnen en wetgeving om evenementen vlot, veilig en juridisch correct te laten verlopen. Deze informatie stel je beschikbaar via een digitaal platform en je volgt nieuwe ontwikkelingen hierin nauwkeurig op.
• Je bundelt interne richtlijnen voor alle aspecten van evenementen: infrastructuur, veiligheid, catering, leefmilieu, duurzaamheid, vergunningen en verzekeringen.
• Je stroomlijnt bestaande richtlijnen en draaiboeken voor een efficiëntere aanpak en stelt, indien nodig, nieuwe richtlijnen op in overleg met de betrokken diensten.
• Je werkt een procesflow uit die organisatoren stap voor stap door het evenement begeleidt en helpt bij de uitwerking van een digitale tool.
• Je werkt mee aan een toegankelijke digitale registratieflow voor studenten en personeel.
• Je draagt bij aan het verduurzamen van evenementen door milieuvriendelijke oplossingen te promoten en te integreren.
• Je onderhoudt contacten met overheden (zoals de buurtregisseur, politie, keuringsorganismen…) en omwonenden.

Daarnaast oefen je een controlerende functie uit om te verzekeren dat de randvoorwaarden van UAntwerpen voor evenementen in orde zijn:

• Je voert veiligheidsrondgangen uit en signaleert defecten of gevaarlijke situaties.
• Je controleert installaties, aanrijroutes, parkings en het terrein voor en na evenementen.
• Je neemt deel aan de organisatie van jaarlijkse evacuatie-oefeningen voor personeel en studenten.
• Waar nodig, contacteer je experten en zet je security-agenten in.

Profiel

• Diploma: Je bezit een diploma van professionele/academische bachelor binnen het domein event management of gelijkwaardige competenties door ervaring.
• Ervaring: Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in de evenementensector en beschikt over specifieke kennis over veiligheid bij evenementen.
• Je kan vlot overweg met Microsoft365.
• Coördinerende vaardigheden: Je bent sterk in plannen, organiseren, structureren en het bewaken van processen. Je weet hoe je prioriteiten moet stellen en kunt verschillende projecten tegelijkertijd beheren.
• Analytisch vermogen: Je kunt snel wetgeving en interne richtlijnen analyseren, vertalen naar praktische toepassingen, en deze duidelijk overbrengen aan betrokken partijen.
• Communicatievaardigheden: Je communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk, in het Nederlands en het Engels.
• Diplomatisch en assertief: Je bent diplomatisch maar waar nodig kordaat. Zo slaag je erin interne en externe stakeholders te motiveren en engageren om de voorbereiding van hun evenement uit te werken volgens jouw kwaliteitsstandaarden.
• Praktische en hands-on mentaliteit: Je bent in staat om op een praktische en efficiënte manier problemen op te lossen, zonder het overzicht te verliezen. Je houdt van een dynamische omgeving waar je snel moet schakelen.
• Samenwerken: Je werkt graag in teamverband en hebt uitstekende interpersoonlijke vaardigheden. Je kunt met verschillende diensten samenwerken en goede relaties onderhouden met externe partijen.
• Flexibiliteit: Je kan omgaan met strakke deadlines en veranderende omstandigheden.

Aanbod

• We bieden je een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur.
• Je ontvangt een bruto maandwedde binnen de gradenvork 6.1- 8.1 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel. Je aanvangsgraad (doorgaans graad 6) hangt af van je relevante professionele ervaring. 
• Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, internet-connectiviteitsvergoeding, een groepsverzekering, een verzekering gewaarborgd inkomen, en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Je kan volgens een flexibele arbeidstijdregeling werken.
• Je hebt 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Je werkt grotendeels op Campus Middelheim, in een dynamische en stimulerende werkomgeving.
• Lees hier meer over werken bij de Universiteit Antwerpen en ontdek alle andere voordelen.

Solliciteren?

• Je kan tot en met 6 november 2024 voor deze vacature solliciteren via het online sollicitatieplatform van de Universiteit Antwerpen. Klik op de knop ‘solliciteren’ en vervolledig het online sollicitatieformulier. Voeg volgende bijlage toe:
  • CV
  • motivatiebrief
• De selectiecommissie bekijkt zo snel mogelijk na de sollicitatiedeadline alle sollicitaties. Zodra er een beslissing genomen is, brengen we je op de hoogte. Als je na de preselectie nog steeds in aanmerking komt, word je geïnformeerd over de eventuele volgende stap(pen) in de selectieprocedure. We vragen alvast om met deze datum rekening te houden in je agenda: voor een selectiegesprek op 19 november 2024 (voormiddag).
• Bij vragen over het online sollicitatieformulier kan je de Frequently Asked Questions raadplegen of mailen naar jobs@uantwerpen.be. Bij inhoudelijke vragen over de functie kan je contact opnemen met Lieve.opdebeeck@uantwerpen.be of Catherine.Ongenae@uantwerpen.be.

De Universiteit Antwerpen is een duurzame, gezinsvriendelijke organisatie die maximaal in de groei van medewerkers investeert. We stimuleren diversiteit en hechten veel belang aan een inclusieve werkomgeving met gelijke kansen - ongeacht gender, functiebeperking, afkomst, levensbeschouwing, seksuele oriëntatie of leeftijd. Wij moedigen mensen met een diverse achtergrond en diverse eigenschappen aan om te solliciteren.