Secretaris

Niet gevonden wat je zocht? Sla je zoekopdracht dan op en maak een job alert aan op de online sollicitatiemodule om automatisch op de hoogte te blijven van interessante toekomstige vacatures. Meer informatie kan je hier vinden.​

Departement: Faculteit Sociale Wetenschappen
Regime Voltijds

Bepaal mee de toekomst - Universiteit Antwerpen

De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20 000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6 000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen. 

De Faculteit Sociale Wetenschappen van de Universiteit Antwerpen zoekt een voltijds secretaris Faculteitssecretariaat

Situering functie

Voor de administratie van de Faculteit Sociale Wetenschappen zijn we op zoek naar een secretaris. De administratie bestaat uit drie kernen: de onderzoeksadministratie, de studentenadministratie en het algemeen secretariaat. Daarnaast zijn er nog diverse stafmedewerkers. De medewerker zal deel uitmaken van het algemeen secretariaat. Dit team voorziet voornamelijk dienstverlening voor het personeel en derden. Het betreft de afhandeling van de post, bestellen van kantoormateriaal, algemene logistieke en administratieve ondersteuning bij de dagelijkse werking van de faculteit en bij studiedagen, tussenpersoon personeel en boekhouding, eerste aanspreekpunt personeel en derden… Meer informatie over onze faculteit kunt u hier vinden.

Functie

De functie omvat onder andere volgende opdrachten:

• Je organiseert activiteiten behorende tot het secretariaat in samenspraak en samenwerking met de collega’s en met de celcoördinator waarbij je instaat voor de voorbereiding, opvolging en uitvoering van administratieve, logistieke en/of technische taken: o.a. bij de organisatie van studiedagen (inschrijvingen en facturatie).
• Je verzamelt en beheert data en informatie: o.a. mailinglijsten, personeelsgegevens.
• Je verstrekt correcte informatie aan collega’s, klanten en opdrachtgevers op mondelinge, schriftelijke of elektronische wijze.
• Je voert organisatorische en administratieve taken uit met het oog op een vlotte werking van de faculteit: o.a. instaan voor permanentie, uitvoeren van verzendingswerk, beheren van voorraad, offertes opvragen en bestellingen invoeren.
• Je draait mee in een permanentiesysteem tussen 8u30 en 16u.
• Je probeert bij eenvoudige ICT-problemen de collega’s voort te helpen en waar nodig door te verwijzen naar de algemene helpdesk

Je houdt daarbij rekening met de opgelegde instructies en de regelgeving, met het oog op de realisatie van de doelstellingen.

Profiel

• Je bezit een diploma van professionele bachelor of hoger onderwijs van het korte type of gelijkwaardige competenties door ervaring : type Office Management of gelijkwaardig door ervaring;
• Ervaring en expertise op het vlak van databeheer/omgaan met gestructureerde en ongestructureerde data is een pluspunt.
• Je kan vlot overweg met MS Office en in het bijzonder met Excel. Kennis van Access is aangeraden.
• Een sterke interesse in ICT en zelfredzaamheid met computers is zeker een pluspunt.
• Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en het Engels en een basiskennis van het Frans.
• Je gaat klantvriendelijk, integer, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht te werk.
• Je kan goed plannen, organiseren en zelfstandig werken.

Aanbod

• We bieden je een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur met een einddatum 31 augustus 2025.
• De startdatum is 15 september 2024 of zo snel mogelijk daarna.
• Je ontvangt een bruto maandwedde binnen de gradenvork 4-6 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel. Je aanvangsgraad (doorgaans graad 4) hangt af van je relevante professionele ervaring.
• Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, internet-connectiviteitsvergoeding, een telewerkvergoeding in het geval van structureel thuiswerk en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Je kan volgens een flexibele arbeidstijdregeling werken. Daar hoort ook de mogelijkheid om deels te telewerken bij.
• Je hebt 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.

• Je werkt grotendeels op Campus Stad in een dynamische en stimulerende werkomgeving.
• Lees hier meer over werken bij de Universiteit Antwerpen en ontdek alle andere voordelen.

Solliciteren?

• Je kan tot en met dinsdag 20 augustus 2024 voor deze vacature solliciteren via het online sollicitatieplatform van de Universiteit Antwerpen. Klik op de knop ‘solliciteren’, vervolledig het online sollicitatieformulier en voeg zeker de volgende bijlage toe: motivatiebrief.
• De selectiecommissie zal zo snel mogelijk na de sollicitatiedeadline alle sollicitaties bekijken. Zodra er een beslissing genomen is, brengen we je op de hoogte en informeren we je over de eventuele volgende stap(pen) in de selectieprocedure die tussen eind augustus en eind september zal lopen.
• Bij vragen over het online sollicitatieformulier kan je de Frequently Asked Questions raadplegen of mailen naar jobs@uantwerpen.be. Bij inhoudelijke vragen over de functie kan je contact opnemen met Karen Boven, (waarnemend) celcoördinator, karen.boven@uantwerpen.be, tel 03 265 52 60 of met Koen Pepermans, faculteitsdirecteur, koen.pepermans@uantwerpen.be, tel. 03 265 52 63.

De Universiteit Antwerpen is een duurzame, gezinsvriendelijke organisatie die maximaal in de groei van medewerkers investeert. We stimuleren diversiteit en hechten veel belang aan een inclusieve werkomgeving met gelijke kansen - ongeacht gender, functiebeperking, afkomst, levensbeschouwing, seksuele oriëntatie of leeftijd. Wij moedigen mensen met een diverse achtergrond en diverse eigenschappen aan om te solliciteren.