- De doctoraatsonderzoeker moet als doctoraatsstudent ingeschreven zijn in de doctoraatsopleiding op het tijdstip van de activiteit EN van de aanvraag.
- Kijk na welke activiteiten in aanmerking komen voor terugbetaling via 'wat komt in aanmerking?'.
- De activiteit moet reeds plaatsgevonden hebben op het moment van de terugbetalingsaanvraag.
- Enkel terugbetalingen komen in aanmerking. Let op: voor cursussen van StatUa en Linguapolis bestaat een specifieke procedure. De Antwerp Doctoral School doet geen rechtstreekse betalingen aan een organisatie. Terugbetalingen gebeuren enkel achteraf aan de doctoraatsonderzoeker zelf.
- De promotor moet op de hoogte zijn van de aanvraag maar het is de verantwoordelijkheid van de doctoraatsonderzoeker om het budget op een verstandige manier te beheren. Je huidige saldo kan je steeds nakijken in SisA. De goedkeuring van de terugbetalingsaanvraag gebeurt door de Antwerp Doctoral School.
- De aanvragen gebeuren per academiejaar. De deadline is telkens de laatste dag van het academiejaar (periode eind september). Activiteiten van vorige academiejaren komen niet in aanmerking. Vraag dus tijdig de terugbetaling van summerschools of zomercongressen aan! Terugbetaling voor activiteiten die van het huidige academiejaar overlopen in het volgende academiejaar, kan in het volgende academiejaar worden aangevraagd.
- Als personeelslid van de Universiteit Antwerpen moet je je aanvraag voor opleidingskrediet via het elektronische systeem iExpense indienen, zie Terugbetalingsprocedures.
- Ben je geen personeelslid van de Universiteit Antwerpen bent, laat je aanvraag dan door een secretariaatsmedewerker in Third Pary Expenses opmaken, zie Terugbetalingsprocedures.
Regels voor buitenlandse verblijven
- Om het gebruik van externe financieringskanalen voor internationale mobiliteit maximaal te stimuleren, dienen doctorandi voor buitenlandse reizen indien mogelijk eerst een FWO-reiskrediet aan te vragen, vooraleer ze gebruik kunnen maken van het opleidingskrediet voor buitenlandse verplaatsings- en verblijfkosten. Deze flowchart maakt duidelijk welke procedure gevolgd dient te worden afhankelijk van de situatie: Flowchart educational credit for activities abroad.pdf
Alle doctoraatsonderzoekers die in aanmerking komen, dienen eerst een FWO-reiskrediet aan te vragen voor buitenlandse activiteiten. Deze aanvraag dient ten laatste drie maanden voor afreis ingediend te worden, in het Engels en online via het FWO E-loket. Op dit moment moet je nog niet beschikken over het officiële aanvaardingsbewijs van de voordracht (poster of mondelinge presentatie) in het geval van een congresdeelname. Deze kan later aan het FWO bezorgd worden. Alle reglementen, voorwaarden en procedures omtrent FWO-reiskredieten kunnen op de website van het FWO teruggevonden worden. De Commissie Internationale Wetenschappelijke Contacten (CIWC), die over de aanvragen beslist, vergadert maandelijks, met uitzondering van de maand augustus. Om een snelle respons te krijgen in verband met FWO-reiskrediet aanvragen dient men rekening te houden met de deadlines van de CIWC.
Enkel wanneer een FWO-reiskrediet niet toegekend wordt, kunnen doctoraatsonderzoekers gebruik maken van hun opleidingskrediet om buitenlandse verplaatsings- en verblijfkosten terug te vorderen. Dit gebeurt altijd pas na de activiteit. Deze nieuwe regel is van toepassing op kosten die gedekt kunnen worden door een FWO-reiskrediet (alle buitenlandse verplaatsingskosten; verblijfkosten voor buitenlandse verblijven die meer dan zeven dagen in beslag nemen).
Doctoraatsonderzoekers die een FWO-mandaat (aspirant fundamenteel onderzoek of strategisch basisonderzoek) hebben, dienen gebruik te maken van hun FWO-werkingstoelage voor alle korte buitenlandse verblijven (inclusief congressen en workshops/cursussen) binnen Europa (lidstaten van de Europese Economische Ruimte, Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk). Voor alle andere buitenlandse activiteiten (korte verblijven buiten Europa en alle lange buitenlandse verblijven) dienen zij ook een FWO-reiskrediet aan te vragen als zij in aanmerking komen. Enkel indien een FWO-reiskrediet niet toegekend wordt, kunnen doctoraatsonderzoekers gebruik maken van hun opleidingskrediet om buitenlandse verplaatsings- en verblijfkosten terugbetaald te krijgen. Deze nieuwe regel is van toepassing op kosten die gedekt kunnen worden door een FWO-reiskrediet.
Inschrijvingskosten en verblijfkosten (maar niet de verplaatsingskosten) voor buitenlandse verblijven (cursussen, workshops en onderzoeksverblijven) van maximaal zeven dagen kunnen altijd terugbetaald worden vanuit het opleidingskrediet, aangezien deze kosten sowieso niet gedekt kunnen worden door een FWO-reiskrediet.
Inschrijvingskosten en verblijfkosten (maar niet de verplaatsingskosten) voor buitenlandse congressen, ongeacht de duurtijd, kunnen altijd terugbetaald worden vanuit het opleidingskrediet, aangezien deze kosten sowieso niet gedekt kunnen worden door een FWO-reiskrediet.
Er zijn een aantal uitzonderingen op de bovenstaande regels. Al deze uitzonderingen dienen grondig gemotiveerd te worden in de terugbetalingsaanvraag en waar nodig dient er bewijs aan de terugbetalingsaanvraag toegevoegd te worden.
Uitzonderingen:
o Als er een eenduidige reden is waarom de aanvraag van een FWO-reiskrediet onmogelijk is (bv. de activiteit werd minder dan 3 maanden op voorhand aangekondigd), dan kan er gebruik gemaakt worden van het opleidingskrediet zonder voorafgaande aanvraag voor een FWO-reiskrediet. Minder dan drie maanden op voorhand beslissen dat je zal deelnemen aan een buitenlandse activiteit is geen geldige reden om gebruik te kunnen maken van het opleidingskrediet zonder voorafgaande aanvraag van een FWO-reiskrediet;
o Doctorandi die geen FWO-mandaathouder zijn, dienen voor een congres binnen Europa (lidstaten van de Europese Economische Ruimte, Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk) enkel een FWO-reiskrediet aan te vragen als ze al over één geaccepteerde peer-reviewed publicatie beschikken (zie voorwaarden van het FWO);
o Alle doctorandi dienen voor een congres buiten Europa enkel een FWO-reiskrediet aan te vragen als ze al over drie of meer geaccepteerde peer-reviewed publicaties beschikken (zie voorwaarden van het FWO);
o Doctorandi zijn niet verplicht FWO-reiskredieten aan te vragen in het eerste jaar van hun doctoraat (te rekenen vanaf de eerste inschrijvingsdatum), tenzij ze al over een publicatie beschikken;
o Doctorandi die hun reis met FWO-middelen bekostigd hebben en op onverwachtse bijkomende verplaatsingskosten stuiten (bv. door een staking) waar het FWO niet in wil tussenkomen, kunnen deze onverwachtse verplaatsingskosten op het opleidingskrediet verhalen;
o Doctorandi die al het maximaal aantal FWO-reiskredieten toegekend hebben gekregen voor een bepaald kalenderjaar, kunnen voor een bijkomende buitenlandse activiteit in dat kalenderjaar wel het opleidingskrediet aanspreken;
o Doctorandi die een forfaitaire dagvergoeding van het FWO kregen in het kader van een FWO-reiskrediet kunnen het opleidingskrediet gebruiken voor een (gedeeltelijke) tussenkomst in de verblijfskosten en per diem kosten, in het geval de forfaitaire vergoeding van het FWO ontoereikend was om alle gemaakte kosten te dekken. Hierbij dienen de maximum bedragen die vastgelegd zijn door UAntwerpen zoals altijd gerespecteerd te worden. Bij een aanvraag tot terugbetaling van (gedeeltelijke) verblijfs- en per diem kosten vanuit het opleidingskrediet dien je in dit geval het ingevulde financieel verslagformulier van het FWO met vermelding van alle gemaakte kosten toe te voegen. Doctorandi kunnen het verschil tussen het bedrag dat men in totaal uitgegeven heeft aan accommodatie- en per diem kosten en het bedrag van de forfaitaire vergoeding van het FWO terugvorderen vanuit het opleidingskrediet, als de maximum bedragen bepaald door UAntwerpen niet overschreden werden.