Beoordelingsprocedure van de kopij voor Ons Geestelijk Erf, volgens het besluit van de redactievergaderingen van 17 december 2009 en 11 februari 2010.
Doel van de beoordelingprocedure
- Vaststellen of het onderwerp van de kopij binnen het thematisch bereik van Ons Geestelijk Erf valt. Het thematisch bereik van Ons Geestelijk Erf is de geschiedenis van de spiritualiteit en het godsdienstig leven in de middeleeuwse en vroegmoderne Lage Landen. Ook de onderzoeksgeschiedenis van dit deelgebied hoort ertoe. Het tijdschrift heeft van oudsher een sterk filologische inslag, maar wil zich niet daartoe beperken.
- Vaststellen of het om substantieel, nieuw onderzoek of nieuwe gegevens gaat. In uitzonderlijke gevallen kan hiervan afgeweken worden, bijvoorbeeld omdat een eerder elders gepubliceerd artikel niet de verspreiding gekregen heeft die het verdient.
- Vaststellen of het onderzoek dat in de kopij gepresenteerd wordt
- methodologisch verantwoord is
- voldoende en valide beargumenteerd wordt
- voldoende gerelateerd is aan de huidige stand van kennis omtrent het onderwerp
- Vaststellen of de kopij
- een duidelijke probleemstelling formuleert
- een correcte uitwerking van de probleemstelling biedt
- passend gebruik maakt van de bronnen
- stilistisch en redactioneel een aanvaardbare vorm heeft
- Niet wordt nagegaan of het materiaal waarop het onderzoek gebaseerd is, correct en volledig is weergegeven in de kopij. De beoordelaars wordt wel gevraagd het te melden als zij tekortkomingen op dit punt ontdekt hebben.
De beoordelingsprocedure
Met ingang van jaargang 81 (2010) is de rubriek ‘Mededelingen’ na vele jaren opnieuw in het leven geroepen voor artikelen die sterk informatief zijn en nauwelijks of geen argumentatie bevatten. Voor de mededelingen geldt een andere beoordelingsprocedure dan voor de gebruikelijke artikelen.
- De kopij wordt beoordeeld volgens het systeem van tweezijdige anonimiteit: de auteur blijft anoniem voor de beoordelaar en de beoordelaar blijft anoniem voor de auteur. Het is onmogelijk te voorkomen dat de beoordelaar soms kan vermoeden wie de auteur is, en de auteur wie de beoordelaar is.
- De redactie behoudt zich het recht voor om kopij na interne beoordeling niet aan peer-review door een externe deskundige te onderwerpen. In geval van twijfel legt de hoofdredacteur de geanonimiseerde bijdrage aan ten minste één redactielid ter beoordeling voor.
- De redacteur die de betreffende kopij behandelt namens de redactie, beslist of het artikel als mededeling geclassificeerd wordt of niet, selecteert de beoordelaars van de kopij, maakt de kopij anoniem en bezorgt haar aan de interne en externe beoordelaars. Minstens één, maar bij voorkeur twee redactieleden, en minstens één externe deskundige beoordelen de kopij. De beoordelaars zijn ervaren onderzoekers (in principe met de graad van doctor).
- De mededelingen worden slechts intern door twee redactieleden beoordeeld, maar desgewenst kan ook het oordeel van iemand buiten de redactie gevraagd worden. De leden van de wetenschappelijke adviesraad gelden ook als externe deskundigen.
- De redacteur die de betreffende kopij behandelt, brengt de commentaren van de beoordelaars samen en beslist namens of in overleg met de overige redacteuren op grond van de commentaren of het artikel aanvaard, voorwaardelijk aanvaard of afgewezen wordt. De redactie is hierbij niet verplicht het oordeel van referenten over te nemen. De redactie selecteert de elementen uit de commentaren die aan de auteur bezorgd zullen worden. Zij kan beslissen aanvullend advies te vragen.
- Het oordeel aanvaard zal vaak vergezeld gaan van voorstellen om bepaalde wijzigingen aan te brengen. De auteur beslist wat hij met deze voorstellen doet.
- Het oordeel voorwaardelijk aanvaard betekent dat de auteur aan bepaalde punten van kritiek tegemoet moet komen, wil hij het artikel in Ons Geestelijk Erf geplaatst zien. Als de auteur de herziene kopij instuurt, gaat de redactie na of deze kopij voldoende aan deze genoemde punten van kritiek tegemoet komt. Eventueel kan zij ook anderen om een oordeel vragen.
- Als de kopij het oordeel niet aanvaard krijgt, kan de redactie de auteur aanmoedigen de kopij grondig te herzien en opnieuw in te dienen. De auteur kan de kopij ook op eigen initiatief na een grondige herziening opnieuw indienen. Deze wordt dan beoordeeld als nieuwe kopij.
- Indien een of meer van de beoordelaars vinden dat het artikel niet aanvaard kan worden wordt het artikel aan de hele redactieraad ter beoordeling voorgelegd en eventueel wordt het advies van nog een deskundige van buiten de redactieraad gevraagd. De beoordelaar die in eerste instantie geadviseerd heeft het artikel niet te aanvaarden, wordt op de hoogte gesteld van het uiteindelijke oordeel van de redactieraad en dit oordeel wordt gemotiveerd.
- In principe leidt de hoofdredacteur de beoordelingsprocedure, maar zijn taken in de beoordelingsprocedure kunnen gedeeltelijk of geheel overgedragen worden aan de redactiesecretaris of een van de andere redactieleden.
- Als een van de redactieleden zelf een artikel indient wordt de kopij door minstens twee deskundigen van buiten de redactie beoordeeld. De beoordelingsprocedure wordt in dit geval niet geleid door de redacteur die de kopij heeft ingediend.