Privacyreglement van de enquëte 'Relaties in Vlaanderen' 

​

​

​

Artikel 1: Begripsbepalingen

• RiV: Relaties in Vlaanderen. Een grootschalig multi-actor onderzoek naar relaties en relatieontbinding in Vlaanderen
• Projectcoördinator: heeft de dagelijkse leiding van het RiV-project. Dit betreft prof. dr. Dimitri Mortelmans (Universiteit Antwerpen)
• Veldwerkcoördinator: is verantwoordelijk voor de coördinatie van de activiteiten die verband houden met de voorbereiding van het veldwerk en voor het toezien van de uitvoering daarvan door het onderzoeksbureau. Hij/zij is tevens verantwoordelijk voor de dagelijkse zorg voor en het beheer van de dataverzameling. Dit betreft dr. Elke Claessens (Universiteit Antwerpen), zij wordt opgevolgd in februari 2024 door Romy De Laet (Universiteit Antwerpen)
• Convenant RiV: overeenkomst over de gezamelijke opzet en uitvoering van RiV. Deze overeenkomst werd gesloten tussen alle partners van het RiV-consortium, met name de Faculteit Politieke en Sociale Wetenschappen van de Universiteit Antwerpen (prof. dr. D.Mortelmans), de Faculteit Politieke en Sociale Wetenschappen van de Universiteit Gent (prof. dr. P.Bracke) en de Faculteit Sociale Wetenschappen van de Katholieke Universiteit Leuven (prof. dr. J.Van Bavel)
• Onderzoeksteam: onderzoekers verbonden aan de in het convenant genoemde instellingen
• Onderzoeksbureau: externe organisatie die door het consortium belast is met de uitvoering van het veldwerk
• Enquêteur: persoon die een respondent persoonlijk bevraagt. Dit kan zowel een onderzoeker zijn van het RiV convenant als van een extern onderzoeksbureau, in dit geval Profacts
• Respondenten: alle personen bij wie in het kader van de RiV gegevens worden verzameld
• Persoonsgegevensbestand: het geheel van de tijdens de RiV verkregen en bewerkte gegevens van respondenten
• Centrale gegevensbestand: het volledige gegevensbestand, bestaande uit persoons- en surveygegeven
• Gebruikersbestand: het geanonimiseerde databestand dat uitsluitend gegevens bevat die niet herleidbaar zijn tot individuele personen of aan personen gelieerde praktijken. Dit is de data die openlijk wordt vrijgegeven

Artikel 2: Uitgangspunten ten aanzien van de bescherming van gegevens

Het RiV-convenant is van oordeel dat alle maatregelen moeten worden genomen om de enquête te laten verlopen in overeenstemming met de wetgeving op de bescherming van de privacy. Bovendien is het convenant de mening toegedaan dat een zorgvuldig beheer van de gegevens met de nodige waarborgen op bescherming van de privacy alleen maar de kwaliteit van de enquête en de respons ten goede kan komen.

In het gebruikersbestand zijn identificatiegegevens uitsluitend in gecodeerde vorm aanwezig (bv. via een cijfercode voor het ID nummer of een andere niet tot individuen herleidbare aanduiding). Het consortium -dat de verantwoordelijkheid draagt voor de dataverzameling, verwerking en beheer van de gegevens- legt de verantwoordelijkheden voor feitelijk beheer van en toegang tot de gegevensverzameling schriftelijk vast (zie artikel 3 en 4). Het RiV-convenant draagt bovendien zorg voor een optimaal niveau van beveiliging (zie artikel 5) en is ervoor verantwoordelijk dat de respondenten hun rechten kunnen uitoefenen (zie artikelen 8, 9, 10, 11 en 12).

Artikel 3: Verantwoordelijkheid voor gegevensverzameling en gegevensverwerking

Het RiV-convenant is verantwoordelijk voor de tijdens de RiV-studie verzamelde en bewerkte gegevens. Die verantwoordelijkheid behelst de dagelijkse zorg voor en het beheer van de gegevensverzameling en gegevensbewerking. Het RiV-convenant leeft de wettelijke regels en de voorschriften uit dit privacyreglement ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer nauwkeurig na.

Artikel 4: Toegang tot de gegevensverzameling

1. Het centrale gegevensbestand is gedurende de periode dat de gegevens worden verzameld en in het computersysteem worden opgeslagen slechts toegankelijk voor de projectcoördinator en de overige leden van het onderzoeksteam, de veldwerkcoördinator en het onderzoeksbureau. Na afloop van de gegevensverzameling wordt dit bestand bij de veldwerkcoördinator bewaard.
2. Na de volledige afronding van het veldwerk en het uitklaren van eventuele onduidelijkheden wordt alle ingewonnen informatie en de eventuele kopieën van de bestanden door het onderzoeksbureau vernietigd. Het onderzoeksbureau meldt schriftelijk aan de veldwerkcoördinator wanneer en hoe de adresbestanden en de verzamelde data vernietigd zijn.
3. Volgende maatregelen worden voorzien om de fysische en logische band tussen de antwoordgegevens en de identiteit van de respondent te beschermen en naderhand te vernietigen:
   - elk adres wordt een willekeurig nummer toegekend
   - bij het binnenkomen van de gegevens worden de antwoorden van de respondent gescheiden van de identificatiegegevens (o.a. naam, geslacht, leeftijd, adres) en wordt aan elke enquête een willekeurig nummer toegekend
   - de concordantielijst tussen beide nummers (i.e. het nummer van de adres- en de identificatiegegevens enerzijds en het nummer van de antwoorden of enquête anderzijds) wordt toevertrouwd aan de Data Protection Officer (DPO), Dhr. Koen Pepermans, beleidsmedewerker Faculteit Politieke en Sociale Wetenschappen aan de Universiteit Antwerpen
   - de concordantielijst wordt enkel gebruikt om achteraf de DPO toe te laten de geplande vervolgenquêtes blind te verbinden met de eerste enquête
   - de adresgegevens worden alleen bijgehouden om de respondent te bedanken voor zijn deelname en de vervolgenquête te organiseren
   
4. Naast het centrale gegevensbestand worden gebruikersbestanden gecreëerd, die geanonimiseerd zijn en voorzien van een codeboek. Gegevens over de exacte geboortedatum die in zeldzame gevallen herleidbaar zouden zijn tot de respondent, worden geweerd uit de gebruikersbestanden.
5. De gegevens in de gebruikersbestanden zijn bijgevolg zonder bijkomende kennis onmogelijk te herleiden tot individuele personen of aan personen gelieerde praktijken.
6. Toegang voor onderzoekers (anders dan genoemd in artikel 4.1) is slechts mogelijk nadat zij een schriftelijke verklaring hebben ondertekend, waarin zij zich verplichten tot geheimhouding en de verplichting op zich nemen op geen enkele wijze in strijd te handelen met het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer van diegenen van wie gegevens worden verzameld en verwerkt.
7. Wanneer de gedragscode ter bescherming van de persoonlijke gegevens van de SiV-respondenten door onderzoekers, ambtenaren of enquêteurs niet wordt nageleefd, treft de projectcoördinator naargelang de inbreuk een administratieve of disciplinaire sanctie. 
   

Artikel 5: Beveiliging

De projectcoördinator treft alle technische en organisatorische maatregelen noodzakelijk voor een optimale beveiliging van de gegevensverzameling, zodat toegang door onbevoegden uitgesloten is. De op grond van artikel 4.1 genoemden hebben slechts toegang tot de gegevensverzameling via een alleen hen bekend wachtwoord.

Artikel 6: De interviews en de schriftelijke vragenlijsten

1. Het RiV-convenant draagt de verantwoordelijkheid voor het contactleggen met potentiële respondenten, het houden van mondelinge, telefonische en schriftelijke interviews en het eventueel op andere wijze verzamelen van gegevens bij de respondenten, en voor de bewerking van aldus verkregen gegevens.
2. Het RiV-convenant kan de uitvoering van de in artikel 6.1 genoemde werkzaamheden aan een of meer externe onderzoeksbureaus of onderzoekers delegeren.
3. Diegenen die de gegevens daadwerkelijk verzamelen dienen een schriftelijke verklaring te ondertekenen waarin zij zich verplichten tot geheimhouding, tot het in acht nemen van de regels betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en het vermijden van iedere drang op de respondenten.
4. Het moet aan de respondenten worden verteld (gewoonlijk bij het begin van een enquête) als opnameapparatuur wordt gebruikt, tenzij deze in een openbare ruimte wordt gebruikt. Als een respondent dat wenst, moet het onderzoeksmateriaal of een toepasselijk deel ervan worden vernietigd of uitgewist. De anonimiteit van de respondent moet worden gegarandeerd.
5. Voorafgaand aan een enquête wordt op heldere wijze schriftelijke en mondelinge voorlichting verstrekt over de doelstelling en de inhoud van de enquête. De enquêteur dient zich ervan te vergewissen dat de betrokkene in volledige vrijheid toestemt.
6. De personen die benaderd worden voor een enquête kunnen op eenvoudige wijze kenbaar maken dat zij hieraan niet willen deelnemen. De enquêteur moet potentiële respondenten duidelijk meedelen dat de enquête volledig vrijwillig is en er geen gevolgen verbonden zijn aan een weigering tot deelname. De enquêteur moet ook duidelijk meedelen dat deelname aan de enquête steeds de mogelijkheid openlaat om op afzonderlijke vragen geen antwoord te geven.
7. De enquêteur legt, alvorens de enquête af te nemen, een brief voor aan de geënquêteerde waarin hij om de uitdrukkelijke toelating vraagt om deel te nemen aan de enquête en waarin bondig bovenstaande elementen worden hernomen. De geënquêteerde wordt gevraagd naar een schriftelijke toestemming en krijgt een kopie van de toestemming die hij/zij heeft ondertekend.
8. Aan het begin van de enquête wijst de enquêteur op de anonimiteit van de respondent en de vertrouwelijke behandeling van de antwoorden.
9. Aan de referentiepersoon (=een partner uit de bij het Rijksregister getrokken steekproef, ofwel de basis van de multi-actor opzet) zal tijdens de enquête gevraagd worden naar de naam en het adres van alle biologische kinderen die tijdens de relatie met de (ex-)partner werden verwekt, of die in die periode werden geadopteerd. Er zal ook gevraagd worden naar de naam en het adres van de ouders van elk van de (ex-)partners.
10. Wanneer een minderjarig kind voor een RiV-enquête wordt geselecteerd, dan zal aan de ouder(s) toestemming gevraagd worden om het kind te enquêteren. De enquêteur wijst op de vertrouwelijke behandeling van de antwoorden van het kind.
11. De projectcoördinator en de veldwerkcoördinator houden toezicht op het handelen van de medewerkers van het externe onderzoeksbureau.

Artikel 7: Actieve voorlichting

De projectcoördinator en de veldwerkcoördinator dragen de zorg voor toegankelijke voorlichting aan de respondenten en anderen betrokken bij het onderzoek over de opzet, onderdelen en doelstelling van RiV, alsook over de hoofdpunten van dit privacyreglement en over de wijze waarop betrokkenen nadere informatie kunnen verkrijgen.

Artikel 8: Informatie op verzoek

Respondenten en anderen betrokken bij het onderzoek kunnen zich wenden tot het convenant met vragen om nadere informatie, en dit via de veldwerkcoördinator of projectcoördinator. Het privacyreglement is kosteloos bij het RiV-convenant te verkrijgen of bij het externe onderzoeksbureau dat het RiV-veldwerk uitvoert. Tevens is het privacyreglement via de RiV-website te raadplegen .

Artikel 9: Afschriften

Op schriftelijk verzoek van een respondent verstrekt het RiV-convenant een overzicht van de over hem/haar in het kader van het onderzoek vastgelegde gegevens. Het verzoek van de betrokkene dient gericht te zijn aan de projectcoördinator en veldwerkcoördinator.

Artikel 10: Verwijdering

Op schriftelijk verzoek van een respondent of van diens wettelijke vertegenwoordiger verwijdert de Data Protection Officer de door hem/haar in het kader van het onderzoek vastgelegde gegevens uit de gegevensverzameling. Dit kan zowel door de respondent zelf, als door een wettelijke vertegenwoordig indien de respondent minderjarig is. Het verzoek van de betrokkene dient gericht te zijn aan de projectcoördinator en veldwerkcoördinator.

Artikel 11: Verbetering of aanvulling

Na schriftelijk verzoek van een respondent bij de projectcoördinator en veldwerkcoördinator verbetert de Data Protection Officer de door hem/haar vastgelegde gegevens of vult deze aan, indien deze feitelijk onjuist zijn. De Data Protection Officer verbetert of vult ook aan indien de gegevens voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake zijn. Het verzoek van de betrokkene gebeurt schriftelijk en bevat de aan te brengen wijzigingen.

Artikel 12: Eerste klachten opvang

Respondenten kunnen zich te allen tijde schriftelijk of telefonisch tot de projectcoördinator en veldwerkcoördinator wenden met vragen en klachten. Deze reageren zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen twee weken.

Artikel 13: Klachtenbehandeling

Iedere bij het onderzoek betrokkene kan de gegevensbeschermingsautoriteit Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer verzoeken een onderzoek naar gegevensverwerking in te stellen, zoals vastgelegd in de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Indien u van mening bent dat uw gegevens foutief behandeld worden, kan u klacht neerleggen bij de gegevensbeschermingsautoriteit via https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen.

De zetel van de Commissie bevindt zich te Drukpersstraat 34, 1000 Brussel (contact@adp-gba.be).

Artikel 14: Slotbepaling

Dit privacyreglement treedt in werking op 1 oktokber 2020.