Voorbereiding van de verdediging

Deadline

De doctoraatsopleiding dient afgesloten te zijn vóór de samenstelling van de doctoraatsjury (algemeen doctoraatreglement, art. 25). Je mag je doctoraatsopleiding afsluiten vanaf het moment dat je dossier aan de minimumvoorwaarden van de doctoraatsopleiding voldoet. 

Neem hiervoor tijdig contact op met de Antwerp Doctoral School want de verwerking van je afsluitdossier kan tot 3 weken in beslag nemen.

Opgelet: volgende faculteiten/instituten beheren de rapportering over de doctoraatsopleiding zelf. Bij vragen contacteer je best de desbetreffende administratieve contactpersoon:

• Faculteit Rechten (RECH);
• Faculteit Bedrijfswetenschappen en Economie (BE);
• Instituut voor Ontwikkelingsbeleid (IOB).

Nadat je afsluitdossier goedgekeurd is, zal je een e-mail ontvangen met een link naar de exitbevraging. Hierbij bevragen we je over je ervaringen tijdens je doctoraat en waar je eventueel nog verbetering mogelijk ziet. Door deze exitbevraging in te vullen, help je ons om gerichte beleidsmatige beslissingen te nemen en het doctoraatstraject voor je mede-doctorandi nog te verbeteren. 

Afsluitvoorwaarden doctoraatsopleiding

Om de doctoraatsopleiding te kunnen afsluiten moet je dossier aan de minimumvoorwaarden voldoen:

• Er moeten activiteiten bewezen zijn voor een totaal van minimum 30 punten;
• Er moet in minstens 4 categorieën van het competentieprofiel telkens minimum 1 punt behaald zijn;
• Max. de helft van het totaal aantal punten mag in 1 competentiecategorie behaald worden;
• Specifieke bepalingen voor jouw faculteit (te vinden in het facultair doctoraatsreglement, zoals verplichte activiteiten, max. aantal punten per categorie, enz.) moeten in het oog gehouden worden;
• De verplichte training 'Mind the GAP' werd succesvol doorlopen en het deelnamecertificaat werd bezorgd als bewijs (enkel van toepassing voor doctorandi gestart vanaf academiejaar 2022-2023);
• Het afsluitdossier is volledig (zie hieronder).

Afsluitdossier samenstellen en bezorgen aan Antwerp Doctoral School

Mail je volledige afsluitdossier naar DoctoralSchool@uantwerpen.be.

Afhankelijk van de periode waarin je activiteiten hebt gerapporteerd, verschilt de werkwijze:​

• activiteiten gerapporteerd vanaf academiejaar 2018-2019: 
  

Download in SisA je activiteitenoverzicht via 'ePhD' > 'Doctoraatsopleiding' > 'mijn doctoraatsopleiding' > knop 'afdrukken' bovenaan. Mail deze PDF naar ADS. Deze activiteiten zijn reeds in SisA bewezen en goedgekeurd.

• activiteiten gerapporteerd in academiejaren 2015-2016, 2016-2017 en 2017-2018:

Deze dien je nog te bewijzen. Download het Exceloverzicht van deze activiteiten in SisA via 'ePhD' > 'Doctoraatsopleiding' > 'activiteiten beheren' > knop 'overzicht punten t.e.m. 17-18' en voeg een kolom 'Bewijsnummer' toe. Geef elk bewijsstuk een duidelijk nummer en vermeld ditzelfde nummer bij de overeenkomstige activiteit in het Exceloverzicht.

• activiteiten gerapporteerd vóór academiejaar 2015-2016:

Deze zijn destijds op papier ingediend en nagekeken, en dien je nog te bewijzen. Je mag (de scans van) deze rapporten integraal toevoegen aan je afsluitdossier; geef elk bewijsstuk een duidelijk nummer en vermeld dit nummer op de scan bij de overeenkomstige activiteit. In het Exceloverzicht en in de activiteitenoverzicht-PDF (zie SisA: 'ePhD' > 'Doctoraatsopleiding' > 'mijn doctoraatsopleiding' > knop 'afdrukken') vind je de punten van deze oudere activiteiten terug onder 'gegevensoverdracht'.

Indien je dossier niet aan de voorwaarden voldoet, krijg je de vraag om je dossier aan te passen. In geval van bijkomend bewijs dient duidelijk aangegeven te zijn welk bewijsstuk bij welke activiteit in het overzicht hoort. Het bewijs wordt elektronisch bezorgd, via e-mail (zip file), Dropbox, WeTransfer enz.

Goedkeuring afsluitdossier

De Antwerp Doctoral School (ADS) kijkt je afsluitdossier na binnen de 3 weken. Gelieve hiermee rekening te houden in de planning voor je traject naar de verdediging!

Na goedkeuring van je dossier ontvang je via e-mail een overzicht van de goedgekeurde en voldoende bewezen activiteiten. De afsluitdatum wordt in SisA geregistreerd, waarna je geen activiteiten meer kunt toevoegen of rapporteren in SisA.

Handig om te weten

Nadat je doctoraatsopleiding is afgesloten, kan je nog steeds deelnemen aan cursussen en je opleidingskrediet gebruiken tot het einde van het academiejaar waarin je publieke verdediging plaatsvindt. Voortaan hoef je geen voortgangsrapport meer in te dienen voor de doctoraatsopleiding. Je dient wél nog te rapporteren over de voortgang van je onderzoek. 

Bezorg voldoende exemplaren van het ontwerp-proefschrift aan de voorzitter van je IDC. De voorzitter zorgt voor de verspreiding van het ontwerp-proefschrift naar de leden van de IDC (zie ook het algemeen doctoraatsreglement, art. 30 e.v.).

De IDC brengt binnen de vier weken schriftelijk advies uit aan de doctorandus. Indien de IDC ongunstig adviseert, informeert zij de doctorandus over haar bezwaren en opmerkingen. In geval van positief advies kan de IDC ook beperkte suggesties formuleren voor aanpassingen aan het ontwerp-proefschrift. 

Laad ten laatste bij het indienen van het eerste ontwerp-proefschrift bij de IDC de volledig ingevulde en ondertekende 'checklist confidentialiteit' (met originele (digitale) handtekening van je promotor!) op via de tegel 'Aanvragen' in SisA (Nieuwe Aanvraag > PhD proefschrift > Indienen checklist confidentialiteit). Het PDF-formulier wordt dan automatisch bezorgd aan de Valorisatiedienst en de facultaire/departementale doctoraatsadministratie. Van zodra het formulier ingediend is, zal de mijlpaal 'Aspecten geheimhouding regelen' in ePhD automatisch op voltooid komen te staan. Zolang dit niet in orde is, zal het onmogelijk zijn om een aanvraag in te dienen voor de aankondiging van je openbare verdediging.

Je zal bij het indienen van de checklist confidentialiteit gevraagd worden om aan te geven of jouw doctoraatsthesis confidentieel is of niet. Als je doctoraatsthesis confidentiële informatie bevat en je dus 'Ja' antwoordt op de vraag, dan zal de keuze met betrekking tot de beschikbaarheid van jouw proefschrift automatisch op 'geen access – confidentieel' komen te staan in ePhD. Je zal dit zien op het moment dat je de digitale versie van je proefschrift inlevert via SisA. Als dit toch nog gewijzigd dient te worden (bv. als er een fout gemaakt werd en de thesis toch geen confidentiële gegevens bevat), dan kan de facultaire doctoraatsadministratie dit alsnog aanpassen.

​

In de aanloop naar de verdediging dient de doctoraatsjury formeel te worden samengesteld door je faculteit of departement. Zij controleren eerst of je ingeschreven bent als doctoraatsstudent en of je de doctoraatsopleiding hebt afgesloten.

Je faculteit/departement legt ook de details m.b.t. de verdediging vast (tijdstip, datum, locatie). Qua samenstelling moet de doctoraatsjury aan een aantal voorwaarden voldoen, die je kan terugvinden in het algemeen doctoraatsreglement (art. 25 e.v.) en eveneens in de aanvullende facultaire reglementen. Je kan ook de administratieve contactpersoon van je faculteit/instituut/departement contacteren i.v.m. vragen omtrent de samenstelling van de jury.

Als je je verdediging aan een andere universiteit aflegt in het kader van een dubbeldoctoraat, raadpleeg dan zeker de bepalingen die opgenomen zijn in je individueel joint PhD-contract en in het algemeen doctoraatsreglement, art. 45.

• Als je de toestemming van je individuele doctoraatscommissie (IDC) voor het neerleggen van je proefschrift hebt, bezorg je je ontwerp-proefschrift in voldoende exemplaren, samen met een aanvraag tot verdediging, aan de voorzitter van je doctoraatsjury. Ook hier contacteer je best de administratieve contactpersoon van je faculteit/departement/instituut voor een uitleg betreffende de praktische procedure. Tenzij anders bepaald door je faculteit of departement, moet je een exemplaar voorzien voor elk lid jurylid.
• Indien je doctoreert in de faculteit Wetenschappen ('doctoraat in de wetenschappen') dien je het formulier 'Fase afstuderen' in te vullen en te verzenden naar doctoratenwetenschappen@uantwerpen.be.
• Verder contacteer je best de administratieve contactpersoon van je faculteit/departement om de procedure voor jouw faculteit/departement te overlopen.

De doctoraatsjury heeft vervolgens 6 weken de tijd om zich uit te spreken over de vraag of je mag overgaan tot de openbare verdediging van het proefschrift. In sommige faculteiten/departementen wordt in deze periode ook een voorverdediging georganiseerd (zie STAP 5). Consulteer het facultair doctoraatsreglement om te zien of dit in jouw faculteit/instituut/departement ook het geval is, of contacteer de facultaire administratieve contactpersoon. In de meeste faculteiten is een voorverdediging van toepassing.

Indien je je verdediging aan een andere universiteit aflegt in het kader van een dubbeldoctoraat, raadpleeg dan zeker de bepalingen die opgenomen zijn in je individueel joint PhD-contract en in het algemeen doctoraatsreglement (art. 45).

De voorverdediging is een presentatie van het onderzoek op technisch niveau. Anders dan de openbare verdediging is de voorverdediging enkel toegankelijk voor de doctoraatsjury.

Na de (korte) presentatie volgt een discussie over het onderzoek, m.a.w. het is minder een vraag-en-antwoordgesprek zoals bij de openbare verdediging.

Na dit discussiegedeelte wordt de doctorandus verzocht om de verdedigingsruimte te verlaten en zal de jury beraadslagen. Zij zullen onmiddellijk tot een besluit komen over de voorverdediging:

• Het proefschrift wordt aanvaard voor de openbare verdediging zonder meer;
• Het proefschrift wordt aanvaard mits kleine correcties: in dit geval volgt de promotor de correcties op;
• Het proefschrift wordt aanvaard mits grote wijzigingen: in dit geval zal de hele jury de wijzigingen opvolgen;
• Er zijn zeer extensieve wijzigingen nodig: na het aanpassen van het proefschrift zal de hele doctoraatsjury deze opnieuw bekijken en zal ook een tweede voorverdediging georganiseerd worden.

Indien een voorverdediging van toepassing is binnen jouw faculteit/instituut, raadpleeg dan zeker het facultair doctoraatsreglement voor meer info.

Ten vroegste 3 weken nadat de doctoraatsjury haar beslissing heeft genomen, kan de publieke verdediging plaatsvinden. Ten laatste 6 weken na deze datum moet een datum voor de verdediging vastgelegd zijn. In deze termijn worden de vakantieperiodes voor het personeel zoals bepaald in de academische kalender en moederschapsrust of ouderschapsverlof van de doctorandus niet meegerekend. Er vinden geen verdedigingen plaats tussen 20 juli en 20 augustus (cf. algemeen doctoraatsreglement, art. 33 e.v.).

Zodra de datum van je openbare verdediging gekend is, dienen volgende stappen te gebeuren:

• Kondig je verdediging ten laatste 3 weken op voorhand aan via ePhD via je SisA Selfservice (zie helpdesk voor meer info). Opgelet: wanneer je je openbare verdediging aankondigt, verschijnt een pop-up om je thesistitel en de spelling van je volledige naam te bevestigen. Lees deze gegevens aandachtig na want zij zullen op je diploma verschijnen en het is niet mogelijk om je diplomagegevens achteraf nog aan te passen.
• De aankondiging van je verdediging komt in de digitale kalender van UAntwerpen te staan. Hiervoor dien je mogelijks een abstract van je proefschrift te bezorgen (in het Nederlands en het Engels). Volg de facultaire richtlijnen hierrond.
  
• Neem voor meer info over de verdere organisatie van de verdediging (reservatie lokaal, uitnodigingen, receptie, enz.) contact op de administratieve contactpersoon van je faculteit/departement/instituut.
  

Na het indienen van het gegevensformulier (zie stap 6) zal je inschrijving in het jaar van de verdediging worden nagekeken. Voorts zal je door de Centrale Onderwijsadministratie worden gecontacteerd om het resterende bedrag van het studiegeld van het verdedigingsjaar te betalen. 

Ook zal je supplement bij het getuigschrift van de doctoraatsopleiding worden voorbereid, door de Antwerp Doctoral School. Het voltooien van je doctoraatsopleiding wordt nl. bekrachtigd door een getuigschrift, vergezeld van een supplement bij het getuigschrift. Dit supplement geeft een algemene omschrijving van de verworven competenties (de zeven categorieën van het competentieprofiel), wordt individueel op naam opgemaakt en geeft duidelijk weer dat je de doctoraatsopleiding succesvol doorlopen hebt. Het supplement wordt ondertekend door het diensthoofd van de Antwerp Doctoral School en door de coördinator van de doctoraatsopleiding van je faculteit, en wordt achteraf naar de Diplomadienst gestuurd en toegevoegd aan je diplomadossier. Zie Na de verdediging voor meer info.

Het getuigschrift van de doctoraatsopleiding (en het supplement bij het getuigschrift) kan niet los van het doctoraatsdiploma worden verworven. 

Een overzicht van je individuele activiteiten kan je zelf downloaden via de SisA-selfservice (zie STAP 2: Afsluiten doctoraatsopleiding).

Je proefschrift dient in bewaring te worden gegeven van de Bibliotheek van de Universiteit Antwerpen (zie uitleg op de helpdesk). Minstens 2 papieren exemplaren evenals de digitale versie dienen tijdig te worden bezorgd. 

De digitale versie dient via een nieuwe procedure in ePhD (via je SisA-studentenaccount) te worden ingediend, zie uitleg op de helpdesk.

Neem bij praktische vragen contact op met de administratieve contactpersoon van je faculteit/instituut.

Het is zover: de dag van je openbare verdediging is aangebroken. Alles is voorbereid en de catering staat klaar; de bezoekers stromen binnen...

Na de aankondiging komt de doctoraatsjury samen met jou in stoet binnen. Jij geeft een presentatie van je onderzoek, waarop de vragenronde van de doctoraatsjury volgt. Daarna trekt de doctoraatsjury zich terug om te beraadslagen. Wanneer zij tot een oordeel zijn gekomen, komen ze terug binnen en delen hun beslissing mee. Er worden geen graden verleend; er wordt enkel meegedeeld of je geslaagd bent.

Je promotor houdt een laudatio (uiteraard enkel als de beslissing positief was). Je wordt zelf ook geacht om een dankwoord uit te spreken. Nu is het officiële gedeelte afgelopen en kan de receptie beginnen!

Proficiat, je hebt je doctorstitel behaald!