Verplichtingen tijdens het doctoraat

Raadpleeg de handleiding en de FAQ's voor een gedetailleerde uitleg over hoe je je activiteiten in SisA dient in te geven.

! Let op, ADS-cursussen worden automatisch toegevoegd aan je overzicht. Voeg deze NIET manueel toe. (Het kan soms tot het einde van het academiejaar duren vooraleer deze cursussen verschijnen in je overzicht, afhankelijk van hoeveel sessies er worden georganiseerd.)

Ingeven van activiteiten

• Je kan het hele jaar door je activiteiten één voor één ingeven en bewaren (via tab 'activiteiten beheren'). Op die manier kan je geleidelijk aan je rapport opbouwen. Indienen van het rapport kan tussen 1 januari en 1 mei (deadline op 1 mei - 23:59 uur);
• Voor alle activiteiten dien je meteen een geldig bewijs rechtstreeks in SisA toe te voegen. Dit kan een bijlage zijn (PDF) of een URL. Zonder geldig bewijs zal je activiteit afgekeurd worden. (Vul dus enkel activiteiten in die al hebben plaatsgevonden.). Extra informatie bij je activiteiten geef je best in het Engels in.
• De procedure om je activiteiten in te geven kan je terugvinden in de Helpdesk.​
• Vergeet niet om het rapport tijdig in te dienen (zie hieronder)!

Heb je (nog) geen activiteiten om in te geven?

Ga naar de tab 'activiteiten rapporteren', klik op 'naar indienen', zet vervolgens een vinkje in het vakje ‘Ik wens geen activiteiten te rapporteren dit jaar’, voeg een korte motivatie toe en bevestig onderaan je indiening.

• Puntentabel in het facultair doctoraatsreglement (voor de puntentelling!)
• SisA-handleiding, incl. overzicht Types (vanaf p. 13)
• Geldige bewijzen (zie hieronder)
• Helpdesk (ADS)
• ​Competentieprofiel.​

Om een activiteit te kunnen valideren in het kader van de doctoraatsopleiding, is het toevoegen van een geldig bewijs nodig (i.e. URL('s) of bijlagen). Bij het ontbreken van een geldig bewijs, kunnen er geen punten toegekend worden aan deze activiteit.

• Sinds academiejaar 2018-2019 dient bij de invoer van nieuwe activiteiten in SisA, het bijbehorende (elektronische) bewijsstuk rechtstreeks in SisA te worden opgeladen, of dient een URL te worden voorzien naar een webpagina dat als voldoende bewijs kan gelden. De activiteiten die door de peer reviewcommissie goedgekeurd worden in SisA zijn reeds voorzien van een bewijsstuk en hoeven bij het afsluiten van de doctoraatsopleiding niet opnieuw te worden bewezen.
• Voor activiteiten die gerapporteerd waren in voorgaande jaren, dient bij het afsluiten van de doctoraatsopleiding wel nog een geldig bewijs te worden bezorgd aan de Antwerp Doctoral School. Er worden enkel elektronische bewijzen aanvaard (ZIP-file, Dropbox, WeTransfer, enz.).

Geldige bewijzen

Uit elk bewijsstuk moet duidelijk blijken om welke activiteit het gaat, wanneer deze heeft plaatsgevonden en wie eraan heeft deelgenomen. Je naam dient er dus duidelijk mee op te staan. Voorbeelden van geldige bewijzen (pdf’s/scans) zijn:

• deelnemerslijsten;
• programma's (van congressen, evenementen, ...) waarin jouw naam duidelijk vermeld wordt;
• ontvangen certificaten;
• attesten;
• de eerste pagina van gepubliceerde artikels, of de DOI-code;
• een brief of e-mail die de aanvaarding van nog niet gepubliceerde artikels bevestigt;
• de academische bibliografie;
• e-mails met bevestiging van bv deelname voor congressen, evenementen,... (e-mail opslaan als PDF);
• handtekening van de vaktitularis m.b.t. gegeven lessen;
• voor onderzoeksverblijven: e-mailconversatie met gastinstelling over je verblijf;
• enz.

Opgelet:

• Uitnodigingen en bewijs van inschrijvingen zijn geen geldige bewijsstukken want hieruit kan geen effectieve participatie afgeleid worden. 
• Websites zijn onderhevig aan updates en wijzigingen, vooral bij zoom links. Zorg voor een extra bewijs naast de link.
• Naast een URL kan voor bv conferenties een printscreen worden toegevoegd waaruit duidelijk je deelname blijkt. Let erop dat je naam en de context duidelijk zichtbaar zijn.
• Uitzonderlijk kan, indien er van een bepaalde activiteit geen bewijs voorhanden is, een gehandtekende bevestiging van je promotor volstaan. Het is echter niet mogelijk je hele doctoraatsopleiding door je promotor te laten ondertekenen.

Tussen 1 januari en 1 mei kan je het voortgangsrapport van je doctoraatsopleiding indienen in SisA. Volg hiervoor de stappen uit de Helpdesk.

Dien je rapport pas in wanneer je geen activiteiten voor het lopende academiejaar meer wenst in te geven. Heb je per ongeluk vroegtijdig je rapport ingediend, stuur dan een e-mail naar DoctoralSchool@uantwerpen.be.

Nadat je je voortgangsrapport hebt ingediend, kijkt een peer reviewcommissie bestaande uit leden van je eigen faculteit/departement/instituut de ingediende activiteiten na (Past de activiteit bij de doctoraatsopleiding? Is het voorgestelde puntentaantal correct? Is de competentiecategorie correct?). Nadat je rapport volledig nagekeken is, zal de status van je rapport wijzigen van 'Wachtend' naar 'Gefinaliseerd'. Je kunt dan in SisA het nagekeken rapport consulteren voor feedback (bij de afgewezen activiteiten) en je puntentotaal zal geüpdated zijn (zie STAP 4).

Indien je graag deel wil uitmaken van deze commissie, gelieve dan een e-mail te sturen naar DoctoralSchool@uantwerpen.be.

De evaluatie van het voortgangsrapport doctoraatsopleiding vindt steeds plaats in mei/juni van het lopende academiejaar. Nadien wordt via de Antwerp Doctoral School (ADS) een e-mail naar je studentenmailadres gestuurd om je te verwittigen dat de rapporten geëvalueerd zijn.

Raadpleeg de handleiding voor een gedetailleerde uitleg over hoe je activiteiten in SisA kan raadplegen.

Activiteiten gerapporteerd in 2016-2018 raadplegen

Dit betreft de academiejaren 2015-2016, 2016-2017 en 2017-2018 (deze activiteiten zijn nog niet bewezen in SisA):

• Log in op SisA met je studentenaccount.
• Klik op 'ePhD', dan 'Doctoraatsopleiding' en vervolgens op 'activiteiten beheren'.
• Door te klikken op de knop 'overzicht punten t.e.m. 17-18' wordt een overzicht in Excel gedownload van alle ingediende activiteiten. Deze lijst kan je gebruiken om je doctoraatsopleiding af te sluiten.

Gerapporteerde activiteiten per academiejaar raadplegen

Als je een overzicht wenst van de activiteiten die je in een bepaald academiejaar hebt gerapporteerd, kan je dit doen via 'ePhD', dan 'Doctoraatsopleiding' en vervolgens 'activiteiten rapporteren'. Selecteer de gewenste periode en dan zie je de betreffende activiteiten van dit jaar met een vermelding van de punten. Bij de afgewezen activiteiten vind je feedback terug.

Er kan geen overzicht van een apart jaar gedownload worden, enkel van de volledige doctoraatsopleiding zoals beschreven in bovenstaand punt.